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Vous vivez dans une copropriété ? Connaître les 10 tâches de votre gestionnaire

21 JUIN 2024
Les sujets
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Restez au courant des responsabilités et des devoirs d’un administrateur de copropriété.
Vous vivez dans une copropriété ? Connaître les 10 tâches de votre gestionnaire
Source: Unsplash
Auteur: Rédaction

Un gestionnaire de copropriété ou un administrateur de copropriété est quelqu’un de très responsable, qui représente tous les résidents d’un bâtiment. Assumer ce rôle nécessite donc un ensemble complet de compétences et de connaissances, car plus qu’un simple gestionnaire, la personne responsable de la gestion de la copropriété doit veiller à la sécurité, l’harmonie et le bien-être du bâtiment.

Si vous envisagez de prendre ce poste ou de déménager dans une maison avec ce système de gestion, nous vous ferons connaître les principales tâches de ce responsable, en clarifiant vos doutes en la matière.

Apprenez à connaître les 10 fonctions de votre gestionnaire de copropriété

1. Convoquer et présider des assemblées
2. Établir et exécuter des budgets
3. Gérer les comptes de la copropriété et émettre des reçus
4. Veiller à la conservation et à l’entretien des espaces communs
5. Recouvre les parts de la copropriété
6. Représenter la copropriété
7. Se conformer aux normes légales et rester à jour à leur sujet
8. Intervenir dans toute situation d’urgence survenant
9. Gérer un fonds de réserve
10. Informer et informer les propriétaires de copropriété des notifications visant la copropriété

Nous vous expliquons en quoi consiste chaque devoir.

1. Convoquer et présider des assemblées

Dans ce premier devoir, l’administrateur de la copropriété est responsable de convoquer les assemblées ordinaires et extraordinaires qui ont lieu dans la copropriété, conformément à la législation en vigueur. Les convocations doivent être faites au moins 15 jours à l’avance et contenir un ordre du jour.

Outre cette responsabilité, l’administrateur est également chargé de présider les assemblées, en tant que représentant, en assurant le bon fonctionnement de la réunion et en veillant à ce que tous les points à l’ordre du jour soient examinés, en facilitant les débats et en veillant à l’ordre et au respect du règlement intérieur.

2. Établir et exécuter des budgets

En collaboration avec le conseil de surveillance, c’est l’administrateur qui doit établir le budget annuel de la copropriété, dans lequel il doit garantir les besoins et les contributions du bâtiment et des résidents, en détaillant les recettes et les dépenses prévues pour l’année.

Une fois approuvé, l’administrateur est également chargé d’exécuter les propositions établies dans le budget, en recherchant l’optimisation des ressources et la viabilité financière de la copropriété.

3. Gérer les comptes de la copropriété et émettre des reçus

Tous les revenus et dépenses de la copropriété doivent être assurés par l’administrateur, de manière organisée et transparente. Cela comprend l’émission de reçus pour les résidents, qui prouvent le paiement des cotisations de copropriété.

De cette façon, il est également responsable de l’ouverture des comptes bancaires de la copropriété et de leur mouvement, en suivant les directives des décisions prises lors des assemblées des propriétaires.

4. Veiller à la conservation et à l’entretien des espaces communs

Le souci de l’entretien et de l’entretien des espaces communs incombe à l’administrateur de la copropriété, qui doit assurer la maintenance préventive de zones telles que les installations électriques, hydrauliques, structurelles et de sécurité, pour préserver le patrimoine foncier et éviter à l’avenir des problèmes qui nécessiteraient des investissements plus importants.

5. Recouvre les parts de la copropriété

L’administrateur de la copropriété est responsable de la notification des résidents qui ont des quotas en retard, en cherchant à le faire par le dialogue et la résolution à l’amiable des problèmes. En cas de non-respect persistant, l’administrateur peut prendre des mesures juridiques pour collecter les quotas en retard.


6. Représenter la copropriété

Le gestionnaire de la copropriété est le principal représentant, que ce soit dans les procédures judiciaires ou dans la défense des intérêts de la copropriété lors des audiences et des procédures. Ainsi, il vous appartient de représenter dans toute action en justice en tant que défendeur, mais aussi dans les négociations avec les fournisseurs et les fournisseurs de services, à la recherche des meilleures conditions pour la copropriété.

Dans la négociation de services sont inclus les demandes de devis, la comparaison des offres et la négociation des prix et des délais.

7. Se conformer aux normes légales et rester à jour à leur sujet

L’administrateur a l’obligation de se tenir au courant des lois et des normes régissant les copropriétés, notamment le Code civil et d’autres législations pertinentes, en veillant à ce qu’elles soient respectées par les résidents.

8. Intervenir dans toute situation d’urgence survenant

En cas de situations d’urgence dans la copropriété, telles que des incendies, des inondations ou des problèmes graves dans les locaux, l’administrateur doit agir rapidement et de manière responsable. Il s’agit notamment de prendre les mesures immédiates nécessaires pour assurer la sécurité des résidents et minimiser les dommages aux biens.

Dans ces situations, il appartient également à l’administrateur de tenir les résidents informés en transmettant les informations de manière claire, objective et rassurante. Il est important de maintenir un canal de communication ouvert pour répondre aux questions et apporter une aide aux résidents.

9. Gérer un fonds de réserve

L’administration du fonds de réserve de la copropriété, destiné à investir dans des travaux de rénovation et de rénovation plus importants dans la copropriété, doit être assurée par l’administrateur, qui doit présenter des rapports périodiques aux résidents sur la situation du fonds de réserve. Dans ces rapports, il doit détailler les investissements et les dépenses effectuées, tout en maintenant la transparence vis-à-vis des propriétaires.

10. Informer et informer les propriétaires de copropriété des notifications visant la copropriété

Le syndic doit tenir les résidents informés des décisions prises lors des assemblées, des activités en cours dans la copropriété et des informations pertinentes pour la communauté. Cela peut se faire par le biais de communications, de peintures murales, de newsletters ou d’autres moyens de communication appropriés.

Dans ce type de communication, l’administrateur doit s’assurer qu’il présente des rapports périodiques sur les finances de la copropriété, les travaux réalisés et les autres activités exercées.

Il est important que l’administrateur de la copropriété maintienne la confiance de ses propriétaires afin de garantir une bonne gestion de la communauté et des défis qui peuvent survenir. En comprenant et en maîtrisant les 10 fonctions essentielles, l’administrateur de la copropriété sera en mesure d’assurer le bon fonctionnement, l’harmonie et la qualité de vie des résidents.

Par l’organisation, le professionnalisme, la communication transparente et la prise de décision responsable, l’administrateur pourra contribuer à la construction d’une communauté sûre, agréable et prospère pour tous les résidents.

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