Uma caixa de e-mail desorganizada é o pesadelo de qualquer gestor, que se verá a par com uma série de falhas de comunicação, informação perdida e tantos outros assuntos por tratar numa situação assim. Para conseguir negócios eficientes e eficazes, é necessário que adote, no seu quotidiano,
métodos de organização que lhe permitam ter a sua caixa de e-mail sempre limpa, evitando falhar qualquer compromisso, deixar alguém sem resposta ou perder uma boa oportunidade de negócio.
No mercado imobiliário, receber um e-mail de um potencial cliente com um pedido de interesse num imóvel ou de visita, pode significar uma oportunidade de negócio imperdível, pelo que deve ter atenção a este tipo de leads que lhe caem no e-mail.
Contudo, se recebe milhares de e-mails por dia, e não sabe exatamente como pode os pode manter organizados, ou se lhe falta espaço no e-mail para guardar toda a informação e documentação, fique a saber que há estratégias que o vão ajudar bastante.
Vamos do início: o que é o método inbox zero?
O método inbox zero foi apresentado pela primeira vez em 2007, no Google Tech Talks, por Merlin Mann, um famoso escritor americano que decidiu contar a sua história sobre como, diariamente, lidava com uma grande quantidade de mensagens eletrónicas que lhe chegavam à caixa de entrada.
A quantidade de e-mails que uma pessoa recebe por dia pode tornar-se avassaladora, criando stress, má gestão e falhas nas respostas necessárias, pelo que o método inbox zero foi criado para fazer a gestão da caixa de entrada do e-mail de uma forma sistemática e eficiente.
Basicamente, para colocar este método em prática, deve reconhecer que o seu e-mail é nada mais do que uma ferramenta de comunicação, não sendo, por isso, o resultado final de uma tarefa ou objetivo, nem o inicial. Assim, não deve estagnar tarefas na sua caixa de entrada, compreendendo que esse nem sequer é o local indicado para as ter registadas.
Um e-mail funciona como um intermediário entre remetente e destinatário, ou um caminho para o resultado final, que é a obtenção de informação, pelo que deve determinar que, para uma caixa de e-mail organizada, todas as tarefas que tem pendentes devem ser processadas, convertendo e-mails em ações.
Assim, se quer começar a utilizar este método, anote estas estratégias.
Apagar ou arquivar e-mails
Olhe para a sua caixa de entrada e faça uma triagem dos e-mails que recebe. Costuma receber muito spam ou e-mails com os quais não tem qualquer intervenção? O mais aconselhável, caso não queira perder qualquer informação, é proceder ao arquivo desses e-mails que não lhe interessam, mantendo-os fora da sua caixa de entrada, mas, ainda assim, guardados numa pasta de Arquivo caso vá precisar deles no futuro.
Não mantenha na sua caixa de entrada e-mails que correspondem a lixo, tentando manter o seu e-mail organizado e desafogado de spam.
Encaminhe e-mails que não são para si
Ao trabalhar em equipa, numa empresa com mais do que um colaborador, é normal que surjam e-mails com destinatários específicos. Pode haver clientes que enviam e-mails para a mailing geral da empresa, com dúvidas destinadas ao consultor que o acompanha, ou com informações que devem ser passadas a algum colega, pelo que, o ideal, é ter alguém na sua empresa encarregue de estar atento ao e-mail e fazer a respetiva distribuição desse correio eletrónico pela equipa.
Desta forma, caso se distraia ou não se aperceba de que recebeu algo que era efetivamente para si na caixa de entrada, terá o colega responsável pela distribuição dos e-mails a encaminhar a informação que lhe interessa diretamente para si.
Outra estratégia que o pode ajudar nesta situação é aplicar filtros para que os e-mails caiam em respetivas pastas, nas quais pode assinalar os temas, informações ou as etapas em que se encontram os e-mails que arrasta para lá, ou até criar uma pasta especificamente para alguém, guardando lá todos os e-mails daquela pessoa.
Aumente o seu espaço de e-mail e integre plataformas
Se trabalhar com um CRM imobiliário como o eGO Real Estate, fique a saber que
uma das grandes vantagens associadas ao serviço é o facto de poder ter o seu e-mail integrado nesta plataforma, fazendo uma gestão eficiente do seu negócio. Com o
eGOmail, que se trata de um e-mail associado ao seu utilizador do CRM,
receberá leads diretamente no e-mail e terá mais facilidade na gestão integrada de qualquer burocracia.
Outra vantagem associada ao CRM líder de mercado é a
possibilidade de personalizar templates de e-mail no eGOmail, permitindo-lhe criar os seus próprios
templates e enviá-los aos seus clientes. Tudo isto é extremamente vantajoso, pois terá um
canal de comunicação próprio, além das restantes funcionalidades do CRM, com a questão de poder, ainda,
aumentar o seu espaço de e-mail para manter toda a informação, ou criar contas de e-mail extra para novos colaboradores.
Estas estratégias são produtivas e vão ajudá-lo a otimizar a gestão do seu e-mail, bem como o da equipa, fazendo com que não perca qualquer oportunidade que lhe surja na caixa de entrada e mantendo toda e qualquer informação organizada!
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